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難しい打ち合わせの議事録の書き方。楽に良い議事録を作成する方法とは?

(この記事は、2018年4月26日に更新しました)

こんにちは。管理人のゆうじです。

専門用語が飛び交うような難しい打ち合わせに、なんとなく軽い気持ちで出席したら、打ち合わせ後に

「議事録、書いといてね~

上司からいきなり言われて、おおあせり・・・(脂汗)



打ち合わせの内容も理解できなかったし、

昼食後で、半分ボォ~としちゃってたし、

議事録なんて書けないよ、

どうしよう~。。。(T_T)

あなたは、こんな経験ありませんか?

私が若い社員だったころ、こんなことはよくありました。

議事録は後で自分が作成を指示されものと思って、会議には臨んだほうが良いです。

突然、指示されることは本当に良くあることですから。

そうなった時にあなたが困らないように、この記事では、

議事録を書く上で必要となる事前準備、最低限おさえておくべき重要な4つのポイント、などなど、議事録作成の基本を解説しました。

ぜひ身につけて下さい。

最後の7章で、仕事に超役立つプレゼントをあなたに用意しているので、お見逃しなく。

1. そもそも議事録とは何か?

議事録(Opening)

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してそれを伝えるための文書です。

会議の内容や情報を共有する目的で議事録を作成する機会は非常に多く、その重要度はかなり高いといえます。

会議には社内の部門ごとや出席者を限定する小規模なものから大勢が出席する大規模なものまで様々なものがあります。

議事録はそうした会議や打ち合わせの内容を

事後の証拠資料、参考資料として記録保存しておくため

に重要となる文書なのです。

議事録(議事録とは何か)

2. なぜ議事録が必要なのか?

そもそも会議は情報を共有したり今後の方向性や方針を決めるために行われます。

議事録の作成は、出席した人が会議で話した内容や決定事項、その経緯を確認するだけでなく、

会議に参加していない人も会議の内容や決定事項、経緯を共有する目的もあります。

さらには、誰が何を発言したかを明確にすることによって決定事項が

口約束になってしまうトラブルを防ぐことにも役立ちます。

社外関係者との会議の議事録は覚書と同等な契約書ともなり、会社間の約束事にもなる、非常に重要なものなのです。

議事録(なぜ議事録が必要なのか?)

3. 理解の薄い打合せでも困らずに議事録を作成できる事前準備とは?

議事録(事前準備とは?)

とくに、新卒の新人さんは、いきなり議事録を頼まれることがよくあります。。

ぜひ、心構えしておいて下さい!^^

会議に出て議事録を書く上で、一番大事なこと。

それは、事前準備です。

これ、ほとんどの人がやっていないです。。

でも、一番大事なんです。

事前準備をすることで、議事録作成がとても楽になります。

会議の内容もスムーズに理解できて、発言も出来るようになる!

それだけ大事な事前準備について、解説していきます。

 

3.1 定例会議の場合

定期的な打ち合わせや会議の場合には、以前の会議で話された内容が急に出てきたり、独特の業界用語も出てくる可能性があるります。

事前に、今まで議論してきている内容をある程度掌握しておくこと。

そうすることで、打ち合わせの内容理解の大きな助けとなります。


 

3.2 記録すべき項目を確認しておく

議事録作成にあたり、記録すべき項目を事前に確認しておくことが重要です。

たとえば、「開催日時」「議題」「出席者」「想定される打合せ内容」などです。

これらが事前に分かる場合には、わかっている情報を打ち合わせが始まる前に記録しておくと慌てずに済みます。

 

3.3 発言者の名前を把握しておく

だれがどの席に座っているのか、会議が始まったらすぐに照合しておくこと。

議事録には「誰が何を言ったか」、を必ず記録することがあります。

だれかが発言している時に名前を把握できていないと、あの人の名前は何だったかな???

と考えているうちに発言が終わってしまう。

これも、よくある失敗です。。。



発言内容に集中するためにも、出席者の名前の把握はすぐに行うことです。

 

3.4 会話の全文を記録する会議の場合

少ないケースだとは思いますが、会話のほぼ全文を記録する会議もあります。

過去の議事録を見て、会話の全文を記録するタイプだった場合にはレコーダーを持ち込むなどの準備が必要となります。



レコーダーの準備や使用方法を確認しておくことも、事前準備として必要となります。

 

3.5 議事録のフォーマット



議事録のフォーマットは、職場の先輩に聞けば必ず持っているので、基本的にはそれを使えば良いです。

過去に先輩が使用した議事録であれば、以前の議事録内容も載っているので参考になります。

あと、ネット上にも様々な無料のフォーマットをダウンロードすることができます。

いろいろとフォーマットを見てみて、使いやすそうなものであれば、それらを活用することも1つの方法です。

以下に、フォーマットをダウンロードできるサイトを紹介しておきますので参考にして下さい。

議事録の書式テンプレート(bizocean)
[文書]テンプレートの無料ダウンロード 

 

4. 上司に高く評価される議事録作成のポイントとは?

議事録(上司に好評価)

4.1 重要ポイント4点

上司から高評価を受ける議事録作成の重要ポイントは、以下の4点です。

1.会議に出ていなかった人が議事録を読んで、会議の決定事項・決定に至るまでの経緯を理解することができること。

2.後から証拠として確認できるだけの、正確な内容であること。

3.読む人によって解釈が異ならない内容であること

4.短い時間で会議内容を理解できること。

これらのポイントから、上司に高評価される議事録とは、

正しくそして、分かりやすい

こういう議事録です。

 

良い議事録を書くと、上司から褒められることもよくあることです。

実は上司は、部下が作成した議事録をみて、部下の仕事の理解度をチェックしているのです・・・

これは絶対です。

最近、一緒に会議に出た他部署の人から、無理やり議事録作成を押し付けられました。

難しい専門用語が飛び交う打ち合わせでしたが、上記4点を意識して、どうにか議事録を書き上げました。

上司に見せたら、

「立派です」との短いお言葉。

でも、いつまでたっても、褒められるとうれしいものです。^^

良い議事録を書けば、上司の高評価が得られることは間違いないです。

だから、あなたも頑張って下さい!

 

4.2 議事録を書く上での注意点



いくら正しい内容であることが大事、と言っても議事録に書くべきでない、いわゆる、

「オフレコ」の会話もあることを忘れずに。

会話内容をそのまま議事録にするのではなく、

言葉を精査したり、議事録から割愛することも、

ビジネスとして、必要となる場合があるので注意してください。

 

4.3 先輩にチェックしてもらいましょう



最初のうちは上司に議事録を提出する前に、一緒に会議に出た先輩に確認してもらうことをおすすめします。

何度も議事録を作成した経験のある先輩であれば、4.1の重要ポイント4点がきちんと押さえられているか、チェックしてくれます。

適格なアドバイスをもらって修正することで、上司の高評価を期待できます。

何度も添削してもらって、覚えていくのが一番ですよ。

 

5. 良い議事録の例

議事録の作成に必要な情報としては以下があげられます。

1.会議の開始・終了日時
2.開催場所
3.参加者
4.議題
5.結論
6.結論に至った経緯(議事経過)
7.補足、参考資料、その他(所見は必要に応じて加える)

基本的にはこれらを抜け目なく抑え、かつ簡潔でわかりやすい内容であることが良い議事録と言えます。

以下、良い議事録の例をあげておきます。

結論をメインとして簡潔に書かれた例です。

議事に至った経緯は省略されており、次回議題や課題が記された形の例です。

出席者が多かったり、時間が長く議題が盛りだくさんの会議では、この例のように経緯を省略して、決定事項、次回課題をメインに書くケースもありますので、覚えておいて下さい。

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1.日時:平成xx年1月15日(月) 13:30~16:00
2.場所:東京本社第1会議室
3.出席者:営業部 金本部長、赤星課長、檜山
4.議題:「新規営業アプローチ業界の開拓について」

1)新規営業アプローチ先の業界候補は?
2)その業界にとっての当社製品のメリットは?
3)アプローチ先企業は?

5.決定事項:

1)民宿&旅館業界をアプローチ先とする。
2)まだオンラインシステムが十分でない家族経営だからこそ効率化を提案。
3)ホームページの作成提案(自動予約システム、空室情報のシステムの受注)。
4)サイトへの誘導プロモーションの請負いなど。
5)個別の民宿&旅館というよりは、まずは地区の選出。
例)河口湖・浜名湖・草津・箱根・修善寺など

6.次回課題:
1)関東地区の小さな優良宿泊地区の確定。
2)次回会議は、事前に各自5~6箇所の地区を調べ、その土地の売りや特色も調べる。
3)それを検討し、2~3地区を決定。
4)次回は19日13:00より同会議室にて。

7.所見:
1)アプローチ先の業界が確定したので、今後は地域の選定作業が中心。
2)そのため、次回会議までに・・・・が必要。
(添付資料:「アプローチ先業界候補一覧」)

==================================

 

6. まとめ

議事録(まとめ)

難しい打ち合わせの議事録を楽に良く作成するためには、事前の準備として

自分なりに書きやすいメモのフォーマットを用意しておくこと

分かっている限りの事項を事前にメモしておくこと

過去の議事録を読んで過去の討議内容を知り、勉強すること

がポイントとなります。

作成にあたっては基本的には書くべき事項を抜け目なく抑え、かつ会議に参加していない誰が見ても簡潔でわかりやすい内容であること。

かつ箇条書きで1文は短く、簡潔な内容あることが良い議事録と言えます。

上司に評価される議事録にするために最も楽な方法は先輩にアドバイスをもらって修正することです。

客観的に見て短時間で簡潔に理解できるかどうか、これを中心にして議事録をより良いものにしていって下さい。

 

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    ・36年間彼女無し・・・
    ・子供ができない苦悩・・・
    ・うつ状態との長い付き合い・・・
    ・ネットワークビジネスでの失敗・・・
    ・脱サラ目指し200万円使い失敗・・・
    ・会社でのパワハラ・・・
    ・難病の発覚・・・

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