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難しい打ち合わせの議事録の書き方。楽に良い議事録を作成する方法とは?

1. そもそも議事録とは何か?

議事録(Opening)

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してそれを伝えるための文書です。

会議の内容や情報を共有する目的で議事録を作成する機会は非常に多く、その重要度はかなり高いといえます。

会議には社内の部門ごとや出席者を限定する小規模なものから大勢が出席する大規模なものまで様々なものがありますが、議事録はそうした会議や打ち合わせの内容を事後の証拠資料、参考資料として記録保存しておくため重要な文書です。

議事録(議事録とは何か)

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2. なぜ議事録が必要なのか?

議事録(なぜ議事録が必要なのか?)

そもそも会議は情報を共有したり今後の方向性や方針を決めるために行われます。

議事録の作成は、出席した人が会議で話した内容や決定事項、その経緯を確認するだけでなく、会議に参加していない人も会議の内容や決定事項、経緯を共有する目的もあります。

さらには、誰が何を発言したかを明確にすることによって決定事項が口約束になってしまうトラブルを防ぐことにも役立ちます。

社外関係者との会議の議事録は覚書と同等な契約書ともなり、会社間の約束事にもなる重要なものなのです。

 

3. 理解の薄い打合せでも困らずに議事録を作成できる事前準備とは?

議事録(事前準備とは?)

とくに新卒の新人になると急に議事録を頼まれることも考えられます。。

会社や部署によっては議事録の決まったフォーマットや決まった形があることも考えられるため、普段から過去の議事録を見せてもらって書き方を学んだり、議事録を頼まれたら可能な限り過去の議事録を取り寄せて手元に準備して臨むことをおすすめします。

また、定例会議のような定期的な打ち合わせや会議の場合には、以前の会議で話された内容が急に出てきたり、独特の業界用語も出てくる可能性があるので、今まで議論してきている内容をある程度掌握しておくことで少しでも打ち合わせ内容の理解の助けになります。

過去の議事録やフォーマットの他にも、事前に準備できることは多くあります。

まずは議事録作成にあたり記録すべき項目を事前に確認することです。

開催日時や議題、出席者などが事前に分かる場合にはできるだけわかっている情報を打ち合わせが始まる前に記録しておくと慌てずに済みます。

また、発言者の名前を明記しておくためにどこに座るのが誰なのか分かっている場合にはメモしておいたり、会議が始まってすぐに照合しておくなどすると発言者の名前を記録することだけに集中せずに内容に集中することができると思います。

打ち合わせの始まった時刻を記録し忘れたりするミスも考えられるので、メモとしてできるだけ議事録のフォーマットを準備し、書き込むべき事項を自分なりに目立つように線を引くなどの工夫も役に立ちます。

さらに、少ないケースだとは思いますがもし過去の議事録が会話の全文を記録するタイプだった場合にはレコーダーを持ち込むなどの準備が必要となるので自分の部署の先輩に場所や方法を確認することも事前準備として必要となります。

会話全文を記録しない議事録の場合には5W1Hを意識して会話の要点をメモしておき、後でまとめます。

議事録のフォーマットはインターネットにおいても無料のフォーマットを様々ダウンロードすることができるのでそれらを活用することも1つの方法だと思います。

 

4. 上司に好評価される議事録の作成のポイントとは?

議事録(上司に好評価)

議事録作成のポイントは議事録を読んでその会議に出ていなかった人でも会議での決定事項・決定に至るまでの経緯を簡潔に理解することができ、後から証拠として確認できるだけの正確な内容であるかどうかが重要となります。

よって、上司に高評価される議事録の多くは、「正しく」「分かりやすい」内容であることが重要です。

多くの場合には、会議に出席していない人でも決定事項や経緯が分かる内容であるか、読む人によって解釈が異ならない内容であるか、短い時間で会議内容を理解できるかが求められます。

また、いくら正しい内容の議事録を、と言っても議事録に書くべきでないいわゆる「オフレコ」の会話もあることを忘れずに、会話内容をそのまま議事録にするのではなく、言葉を精査したり、議事録から割愛することも大人として必要となる場合があるので注意してください。

特に最初のうちは上司に議事録を提出する前に信頼できる先輩に確認してもらうことをおすすめします。

これまで何度か議事録を作成した経験のある先輩であれば上司がとくに議事録に何を求めているのか、どのような議事録にするべきかを心得ている場合も多く、適格なアドバイスをもらって修正することで上司の高評価を期待できます。

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5. 良い議事録の例

議事録の作成に必要な情報としては以下があげられます。

1.会議の開始・終了日時
2.開催場所
3.参加者
4.議題
5.結論
6.結論に至った経緯(議事経過)
7.補足、参考資料、その他(所見は必要に応じて加える)

会社や会議の規模によっても記載される内容や必要な情報が異なると思いますが、基本的にはこれらを抜け目なく抑え、かつ簡潔でわかりやすい内容であることが良い議事録と言えます。

議事録のフォーマットは様々ありますが、インターネットでは多くのサイトで良い議事録の例が紹介されているのでいくつか抜粋します。

どちらも箇条書きで1文は短く、簡潔な内容となっていると思います。

下はAllAboutビジネス・学習「24時間以内に完成!議事録の書き方」(http://allabout.co.jp/gm/gc/427414/)から抜粋したもので、

表形式で見やすくなっている議事録です。

 

議事録(例:AllAbout)

続いて以下が下半分です。

議事録(例:AllAbout2)

以下は、「上司が‘唸る’議事録の書き方」というサイトからの抜粋です。こちらは結論をメインとして簡潔にし、議事に至った経緯が大きく省略され、次回議題や課題が記された形の例です。

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1.日時:平成xx年1月15日(月) 13:30~16:00
2.場所:東京本社第1会議室
3.出席者:営業部 金本部長、赤星課長、檜山
4.議題:「新規営業アプローチ業界の開拓について」

1)新規営業アプローチ先の業界候補は?
2)その業界にとっての当社製品のメリットは?
3)アプローチ先企業は?

5.決定事項:

1)民宿&旅館業界をアプローチ先とする。
2)まだオンラインシステムが十分でない家族経営だからこそ効率化を提案。
3)ホームページの作成提案(自動予約システム、空室情報のシステムの受注)。
4)サイトへの誘導プロモーションの請負いなど。
5)個別の民宿&旅館というよりは、まずは地区の選出。
例)河口湖・浜名湖・草津・箱根・修善寺など

6.次回課題:
1)関東地区の小さな優良宿泊地区の確定。
2)次回会議は、事前に各自5~6箇所の地区を調べ、その土地の売りや特色も調べる。
3)それを検討し、2~3地区を決定。
4)次回は19日13:00より同会議室にて。

7.所見:
1)アプローチ先の業界が確定したので、今後は地域の選定作業が中心。
2)そのため、次回会議までに・・・・が必要。
(添付資料:「アプローチ先業界候補一覧」)

==============================================

 

6. まとめ

議事録(まとめ)

難しい打ち合わせの議事録を楽に良く作成するためには、事前の準備として自分なりに書きやすいメモのフォーマットを用意しておくことや、分かっている限りの事項をメモしておくこと過去の議事録を読んで過去の討議内容を知ることどのように記載しているかを勉強することポイントとなります。

また、作成にあたっては会社や会議の規模によっても記載される内容や必要な情報が異なると思いますが、基本的には書くべき事項を抜け目なく抑え、かつ会議に参加していない誰が見ても簡潔でわかりやすい内容かつ箇条書きで1文は短く、簡潔な内容あることが良い議事録と言えます。

上司に評価される議事録にするために最も楽な方法は先輩にアドバイスをもらって修正することだと思いますが、客観的に見て短時間で簡潔に理解できるかどうか、これを中心にして議事録をより良いものにしていって下さい。

 

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